A helyesen bevezetett ERP: kulcs egy valóban sikeres vállalkozás felé!

„Már megint egy újabb rendszer, ez sem lesz jobb a többinél..." – ha ilyen és hasonló gondolatok járnak a fejében egy-egy új rendszerezéssel és irányítással kapcsolatos módozat hallatán, most nyugodtan félreteheti aggályait! Engedje meg, hogy bemutassuk a vállalatirányítási, vagyis az ERP rendszert, mely nemcsak gyors, hatékony és sikeres működést biztosít cégének, de egyben vállalatot is képes építeni belőle.

Vállalatirányításból a vállalatépítés felé, avagy hogyan alkalmazzuk sikerrel az ERP rendszert?

De mi is ez az ERP tulajdonképpen? Az ERP (vállalatirányítási rendszer) egy olyan szoftveres eszköz vagy platform, amely segít a vállalatoknak hatékonyabban és összehangoltan működni. Ebben a cikkben megmutatjuk, hogy miért is lenne szüksége minden cégnek az ERP-re és hogyan működik a leghatékonyabb módon.

A vállalatirányítási rendszerek alkalmazása ma már a kis- és középvállalkozói szektorban is elengedhetetlen. Négyből egy esetben az ERP rendszerek bevezetése elbukik. Hogyan csinálja úgy, hogy ne bukjon el?

Az ERP rendszert legegyszerűbben úgy lehet elképzelni, mint egy nagy, jól szervezett digitális irányítóközpontot, ahol az összes vállalati tevékenység és információ össze van kapcsolva.

ERP, avagy vállalatirányítási rendszer alatt a vállalkozásunk ügyvitelét legjobban lefedő programot értjük. Az ERP rendszerek alapja az integráltság. Egy szoftver lesz a felelős a beszerzési és értékesítési folyamat során keletkező bizonylatok előállítására, fogadására és feldolgozására.

Az ERP rendszer bevezetése segít a vállalatnak a növekedés útján továbblépni, a vállalatirányítási rendszer az a szupererő, amely a vállalkozásunkat a következő szintre emelheti és egyszerre több fontos vállalati célt is támogathat.

Amennyiben Ön már bevezetett ERP rendszert, de nem vitte előrébb, netán még további bonyodalmakat is okozott, akkor is kérem, hogy olvasson tovább, hiszen a helyes ERP bevezetése, vagy máshogy fogalmazva az ERP helyes bevezetése egy csapásra megoldhatja gondjait!

Három fázis

Az ERP rendszerek bevezetését három, jól elkülönülő időszakra célszerű osztani:

1. Döntés előtt: Egy vállalatirányítási rendszer üzleti beruházás, kezelje ennek megfelelően! Egy félresikerült ERP bevezetés hónapokra megbéníthatja vállalkozását!

2. A felkészülés: A zavartalan üzletmenet garanciája, ha kipróbált és ezer meg ezer vállalkozásnál bevált vállalatirányítási rendszert választ. Ugyanakkor kizárólag megbízható szállítóban gondolkodjon a bevezetést követő időszakban is!

3. Bevezetés közben és után: Ebben a fázisban kiemelt jelentőségű a projektvezető hozzáértése. A személye sorskérdés. Kiválasztásakor tilos kompromisszumot kötni!

A vállalatépítési folyamat során az ERP bevezetését gondosan meg kell tervezni és menedzselni.

Az ERP fontossága és szükségessége

Mikor döntenek általában úgy a tulajdonosok, hogy megérett az idő az ERP bevezetésre? Amennyiben a cég fejlődése során organikusan egy-egy célszoftver bevezetéssel oldotta meg egyes problémáit (számlázás külön rendszerben, ügyfélkapcsolat – CRM, raktárkezelés, gyártási folyamat, megrendelés- és kiszállításkezelés), akkor az elszigetelt adatforrások és szigetszerű szoftvermegoldások egyre inkább korlátozzák a hatékonyságot és a skálázhatóságot.

Ilyenkor egy komplex, mindenre kiterjedő vállalatirányítási rendszerre, vagyis angol rövidítéssel ERP-re van szükség.

Mit várhatunk el a vállalatirányítási rendszertől?

Az ERP rendszerek lehetővé teszik az adatok, folyamatok és technológiák egységes, integrált szerkezetben történő kezelését. Egy vállalatirányítási rendszer kezeli az üzleti tranzakciókat a megrendeléstől a kiszállításig, számlázásig, tervezi az erőforrásokat és kiszolgálja a megfelelő vezetői szinteket is.

Az ERP rendszerekre jellemző: integrált, a vállalkozás valamennyi folyamatát és funkcióját egységesen kezeli. Moduláris felépítésű (az egyes funkciókat támogató modulok egymáshoz illeszkednek, egymással kommunikálnak), közös adatbázisra épített (programtól független tárolási mód), készen kapható, testre szabható, konfigurálható szoftvermegoldás.

Az új rendszer bevezetése

Cége növekedésével megváltoznak annak technikai igényei is. Szükség lesz riporting szoftverre, üzleti intelligencia alkalmazásra, akár call center használatára, de a sales-es kollégák teljesítményének nyomon követésére, vagy a potenciális piaci lehetőségek felhasználására, de akár egy ügyfélkapcsolati, vagyis CRM-rendszerre is.

Íme, három lépés, amelyet okvetlenül meg kell tennie, mielőtt belefog a fejlesztésbe!

• Tisztázza a kompetenciákat! Ha nincs precízen meghatározva, hogy kinek mi a dolga, Ön ki lesz szolgáltatva a munkavállalóinak. Kerülje el ezt a helyzetet, rögzítse írásban és világosan, hogy kollégái pontosan miért felelnek!

• Tegye átláthatóvá a folyamatokat! A céges folyamatok kellő dokumentációja nemcsak abban segít, hogy mindenki tudja a dolgát a vállalkozásban, de alapja a munkaszerződéseknek, hasznos egy szervezeti átalakítás során, nélkülözhetetlen új munkaerő betanításakor. Alkalmazzon folyamatábrákat, ezek messze beszédesebbek egy többoldalas leiratnál!

• Rendezze az adatrögzítés nehézségeit! Ha egy-egy adat Önnek kulcsfontosságú, követelje meg, hogy alkalmazottai rögzítsék azt! Ha nem elégséges utasításba adnia a feladatot, akár kompenzációval is motiválhatja embereit.

Ahogy már fentebb is jeleztük: egy félresikerült ERP bevezetése hónapokra megbéníthatja vállalkozását!

Összegezve

• új szoftver és szállító választás előtt cége folyamatait rendeznie kell
• mielőtt döntést hoz, tegyen fel magának kérdéseket és válaszolja is meg azokat
• az egyedi fejlesztések csábítóak, de érdemes kétszer is meggondolnia, ténylegesen megtérülnek-e
• ha sok helyen használt alkalmazás mellett dönt, megvásárolja a legjobb ipari gyakorlatokat is
• a bőséges tapasztalattal rendelkező, ismert szállítókkal tudhatja cégét a legnagyobb biztonságban

Milyen célok elérését támogathatja az ERP bevezetés?

Cége növekedésének egyik feltétele, hogy folyamatosan mérje annak teljesítményét. Tényadatok híján megeshet, hogy kétséget kizáróan azt is képtelen elbírálni: egyáltalán megfelelő irányba tart-e a vállalkozása.

A többre-jobbra törekvő cégvezetők útja a vállalati stratégiából származtatott és mérhető célok kitűzése csapatuk számára. Az egyik legjobb célkitűzési módszer a magyar származású Intel-alapító, Andy Grove – Gróf András – nevéhez fűződik. A módszer neve „Célok és Kulcseredmények", angolul „Objectives and Key Results", amit a világ az OKR rövidítéssel ismert meg és alkalmaz máig.

Segítségével Ön olyan, mérhető célokat tud kitűzni, amelyek megjelennek cége hosszú távú stratégiájában. Az eljárás abban is támogatást nyújt, hogy választott céljaihoz külön-külön, teljesülésükben precízen mérhető cselekvési terveket fogalmazzon meg.

Az ERP bevezetésének rengeteg célja, illetve célkitűzése lehet, ezek közül a legjobban fókuszban lévőek a következők:

• Egy helyen legyen minden adat: Ha minden információ egy rendszerben van, akkor tudunk egységes nyelven beszélni és könnyű megtalálni akármilyen információt. Azaz ne legyenek külön excelek, hanem minden az ERP-ben legyen. Számos esetben kényelmesebb egy excel használata és ott számolni-tárolni adatokat, de akkor ahhoz más nem tud hozzáférni.

• Egy adat egyféleképpen egy helyen – 'Single Source of Truth' rendszer: Sokszor a különböző területen dolgozó emberek ugyanazt az adatot máshogyan nevezik el és máshogyan használják, tárolják. Vagyis ugyanazon adat többször, akár némileg eltérően van tárolva – innentől kezdve már nem lehet pl. egy komplex kimutatást készíteni, mert nem fognak összetalálni az adatok. (Például az ügyfélkapcsolat M221833-mal azonosít egy megrendelést, a sales 221833-mal, mert az M mivel mindig szerepel az azonosítóban, így levágták és excelben ők így rögzítik az eladásokat.)

• A legjobb folyamatok azonosítása, a folyamatok egységesítése: Úgy dolgozunk és olyan ügyviteli folyamataink vannak, ami organikusan kialakult és a legjobbnak gondolják a munkatársak. Ha feltérképezzük a legjobb folyamatokat és átbeszéljük a kapcsolódó szervezeti egységekkel, akkor a szerepkörök tisztázása után sokkal gyorsabban és kevesebb fejfájással fogunk dolgozni. Az információáramlás is hatékonyabb lesz, mert mindenki fogja tudni, mikor milyen információt vagy feladatot kell átadnia egy másik csapatnak.

• Kötelező adatrögzítés – információátadás fejlesztése: Az ERP rendszer biztosítja az adatok és információk gyors és hatékony áramlását a vállalat különböző részlegei között. Ehhez meg kell követelni, hogy időben és pontosan rögzítse mindenki az adatokat.

• Vállalati belső teljesítmény mérése: Ha vannak jó adatok a rendszerben, akkor már szervezeti egységenként és egyénenként is mérhető a teljesítmény és a visszajelzés is hatékonyabb. Ez lehetővé teszi a vezetőség számára, hogy időben felismerje és kezelje a problémákat, azonosítsa a fejlesztendő területeket.

• Gyorsabb ügyféligény-teljesítés: A ma ERP rendszerében egyszerűen lehet követni a lehetőségtől a megrendelésen és beszerzésen át a teljesítésig – gyártás és kiszállításig – a teljes folyamatot. Egyszerűen látható lesz, hogy az adott ügyfélkiszolgálás hol tart és hol kell esetleg beavatkozni késlekedés nélkül, ha probléma lép fel.

Az átmeneti állapot az ERP felé vezető úton

Az „Ami az ERP-ben nincs meg, az nem történt meg" hozzáállás és fókusz segít az alkalmazottaknak a rendszer teljes körű használatában. A vezetői elkötelezettség itt is kulcsfontosságú. Az átmeneti időszak a vállalat életében az a periódus, amikor a régi rendszerekből áttérünk az új, integrált vállalatirányítási rendszerre. Íme néhány kulcsfontosságú lépés és stratégia a vállalatépítés szempontjából az ERP rendszer átmeneti állapotának menedzseléséhez:

1. Részletes tervezés és kommunikáció: Az átmeneti állapot kezdetén elengedhetetlen a részletes tervezés és kommunikáció a teljes cég számára. Részletes tervet kell kidolgozni a bevezetés lépéseiről, az időzítésről és a felelősökről.

2. Változásmenedzsment: Az új rendszer bevezetése változást jelent a vállalat működésében. Fontos azonosítani azokat, akik ellenállnak a változásnak vagy visszahúzzák a régi folyamatokhoz. A vezetőség és az érintett csapatok közötti kommunikáció segíti a változásmenedzsment folyamatát.

3. Megfelelő képzés és felkészülés: Az új rendszer használatba vételéhez szükséges megfelelő képzést kell biztosítani a munkatársaknak. A képzés nemcsak az átállás zökkenőmentességét segíti, hanem a munkatársak magabiztos használatát is elősegíti, ami hozzájárul a hatékony működéshez.

4. Fokozatos átállás: Az átmeneti állapot során érdemes fokozatosan áttérni az új ERP rendszerre. Ez lehetővé teszi a vállalatnak, hogy szakaszosan vezessen be új folyamatokat és funkcionalitást, anélkül, hogy teljes mértékben megbénulna a régi rendszerek lekapcsolása miatt. Ne akarjunk egy bevezetés során egy másik fontos előrelépést elindítani – pl. az ERP bevezetés során egyből vonalkódos raktárkezelést megvalósítani. A nagyobb lépéseket időben el kell tolni.

5. Aktív felhasználói kommunikáció: Az átmeneti állapot során fontos, hogy folyamatosan kommunikáljunk a munkatársakkal, és figyelembe vegyük a felhasználói visszajelzéseket.

Összegzésként

Ha az átmeneti állapotnak vége, a folyamatok beálltak, mindenki tudja a dolgát és egy rendszerben dolgozunk, excelek nélkül, akkor a legnagyobb előny a tulajdonosi réteg számára, ami megvalósul egy ilyen komplex bevezetéssel, az nem más, mint maga a cégértéknövelés.

Válassza a legtöbb sikerrel kecsegtető utat és ne habozzon még ma belevágni!