Szöget kalapáccsal, projekteket projektszervezettel

5 sikertényező a jól működő projektmenedzsment érdekében

„Egy haditerv sem éli túl az ellenséggel való találkozást"

/Helmuth von Moltke – 19. századi német katonai stratéga/

Cége árbevételének több, mint 50%-a projektjellegű tevékenységekből származik? Többször érzi azt, hogy a szervezet által vezetett projektek számossága, nagysága vagy komplexitása túlmutat a cég képességein? Esetleg csak akkor képesek kollégái megvalósítani egyes megbízásokat, ha Ön személyesen válik projektvezetővé? Sikeres projektmenedzsment megvalósítását szeretné elérni?

Ha bármelyik kérdésre igennel válaszol, akkor könnyen lehet, hogy cége projektmenedzsment érettsége – vagyis kompetenciaszintje – nem felel meg a megvalósítandó projektek által támasztott elvárásoknak. Egy vállalkozás projektérettségi szintje kulcsfontosságú tényező, amely meghatározza a projekt sikerességét. Az alacsony projektérettségi szint gyakran vezet idő- és költségtúllépésekhez, valamint a tervezett terjedelem növekedéséhez.

Mielőtt az érettségi szintek bemutatására rátérnénk, előbb vizsgáljuk meg a projekt sikeréhez szükséges kulcstényezőket, a jól működő projektszervezet előfeltételeit. Azon középvállalatok számára, amelyek bevételük nagy részét projektjellegű megbízási munkákból szerzik, alapvető, hogy lássák az alábbi öt lényeges tényezőt.

1. Vezetési támogatás és elkötelezettség

Ha úgy tetszik, ez az origó a jól működő projektszervezet érdekében. Egy projekt sikeressége szempontjából kulcsfontosságú, hogy a vezetésnek legyen elegendő ideje, hogy a napi üzleti ügyek mellett foglalkozzon a projektekkel, és ennek érdekében akár más feladatokat is háttérbe soroljon, ha az üzleti logika azt kívánja. A menedzsmentnek számos döntést kell hoznia egy projekt életciklusa során, beleértve az erőforrások biztosítását (humán erőforrások, eszközök, anyagok, alvállalkozók). Például, ha a projekttel kapcsolatosan olyan probléma merül fel, amely túlmutat a projektvezető hatáskörén, akkor Önnek tulajdonos-cégvezetőként projektszponzori szerepkörben kell helytállnia. Erre jó példa, ha egy előre meghatározott projektterjedelemmel kapcsolatban olyan ügyféligény merül fel, ami már nem fér bele az eredeti szerződés kereteibe és ütemezési, illetve kereskedelmi vonatkozásait is ki kell tárgyalni.

2. Projektmenedzsment szakértelem

A projektmenedzsment is egy szakma, pont úgy, ahogy az autószerelés. Egy autóipari beszállító cégnek például lehetnek a mérnökei, akik tudják, hogyan kell tervezni és gyártani az autóalkatrészeket, de egy új autó számára történő próbagyártási projekt irányítása és végrehajtása egy tapasztalt projektmenedzser feladata. Ez a személy segít a projektcélok és határidők megfogalmazásában, a projektfolyamatok és tevékenységek koordinálásában, és a kockázatok kezelésében is. Továbbá ő felügyeli a projekt minden fázisát, hogy biztosítsa a hatékony és időben történő kivitelezést – a sikeres próbagyártást és a potenciális üzletet.

3. Képesség a változások kezelésére

A cím alatt is megjelenő Moltke-idézet különösen igaz a projektterveket érintő változásokra. Éppen ezért a változások kezelése az egyik legfontosabb tényező, ha egy projekt sikeres végrehajtását akarjuk biztosítani. Bár ez mindenhol igaz, egy középvállalatnak különösen rugalmasnak kell lennie, és gyorsan kell reagálnia, alkalmazkodnia váratlan helyzetekhez. Ha egy projekt egy adott szakaszában megváltoznak a követelmények, a tervek, vagy a szükséges erőforrások, alvállalkozók esetében újragondolásra van szükség a projekt tervezése és végrehajtása során. A valós kérdés az, hogy az előre megadott határidőt és költségkereteket tartva képes lesz-e a projektvezető a helyzetet kezelni, vagy mielőbb azonosítani, hogy a változások olyan mértékűek, amelyeket csak az eredeti keretek felülvizsgálatával lehetséges kezelni.

4. Hatékony kommunikáció

A kommunikáció itt is központi szerepet játszik. A projektmenedzsment lényegében a kommunikáció és a koordináció művészete, amelyben a projektmenedzser szerepe az, hogy biztosítsa a megfelelő kommunikációt és együttműködést a projekt résztvevői között: mindenki tisztában legyen a feladatokkal, határidőkkel, elvárásokkal és a projekttel kapcsolatos információkkal.

5. Részletes projektterv

Végül, de nem utolsósorban, egy részletes és időszerű projektterv meghatározó a projekt sikeres végrehajtásához. A tervezési fázisban gondosan meg kell tervezni a projekt céljait, határidejét, erőforrásait, költségvetését és a kockázatokat. Ezután a terveket a projekt menedzsere a szakértőkkel megvitatja és finomhangolást végez, mielőtt a tényleges munka megkezdődne.

Az időszerű és részletes projektterv segít a projektmenedzsernek és az érintett szakembereknek a munka koordinálásában, az erőforrások hatékonyabb felhasználásában és a kockázatok kezelésében. Ahogy a változáskezelési tényezőnél már írtuk, nincs olyan terv, ami túléli a találkozást a valósággal. De ha az ön projektjeinek nincs megalapozott terve, akkor nem lesz képes pontosan meghatározni, hogy mitől és milyen mértékben tér el, és ennek végső soron mi a hatása a költségekre és határidőkre. Tudatos terv nélkül a jól működő projektszervezet feltételei nincsenek megteremtve.

A projektmenedzsment érettségi szintjei

Az, hogy a fent leírt 5 tényező mentén az Ön cége hogyan teljesít, végső soron meghatározza a szervezet projektmenedzsment érettségét. Az érettségi szintek célja, hogy segítsenek a vállalkozásoknak felmérni, hogy mennyire készültek fel a projekt szabályozott végrehajtására, hol tartanak a folyamatban. Az alacsonyabb szinteken a projektek általában kevésbé hatékonyak és kiszámíthatatlanabbak, míg a magasabb szinteken a projektek nagyobb valószínűséggel érnek el sikert és biztosabb profitot hoznak.

Az érettségi szintek röviden:

1. Rögtönzött: a projektvégrehajtás eseti jellegű, a vállalkozás projektkivitelezési folyamata nem szabályozott, nincsenek alap projektdokumentumok.

2. Megismételhető: Ugyan nem egységes, de vannak újra felhasználható projektdokumentumok, a projektmenedzsment folyamat és szakértelem továbbra is hiányos.

3. Szabályozott: Magasabb szintű a projektmenedzsment szakértelem, a vállalkozás már rendelkezik szabályozott kivitelezési folyamattal és standard dokumentumokkal.

4. Folyamatos fejlődés: Magas szintű projektmenedzsment szakértelem, projektről projektre, folyamatosan fejlődő módszertan.

A cél az, hogy minden vállalkozás azt az érettségi szintet érje el, amely az általa végrehajtott projektek komplexitásának, nehézségi fokának megfelel. Azon vállalkozásoknak például, amelyek 50-200 millió forint értékű vagy annál is nagyobb projekteket valósítanak meg és árbevételük túlnyomó része projektekből származik, lényegesen magasabb érettségi szintet kell célul kitűzniük, mint azon cégeknek, akik kisebb, eseti jellegű projekteket futtatnak.

Az elmúlt évek tapasztalatai megmutatták, hogy nincs két egyforma cég, minden cégnek magának kell eldöntenie, hogy milyen szintet céloz meg, ugyanakkor a már leírt tényezők nélkülözhetetlen támpontként szolgálnak.

Mit vigyen magával ebből a bejegyzésből a sikeres projektmenedzsment érdekében?

• Azon középvállalatok számára, amelyek bevételük nagy részét projektjellegű megbízási munkákból szerzik, a projektmenedzsment érettségi szintje kulcsfontosságú a cég sikerének szempontjából. Az alacsony szintű érettség okozhat idő- és költségtúllépéseket, valamint a tervezett terjedelem növekedését.

• A projektérettségi szintek célja, hogy segítsenek a vállalkozásoknak felmérni, hogy mennyire készültek fel a projekt szabályozott végrehajtására és hol tartanak a folyamatban.

• Az Ön cégének projektteljesítménye a bemutatott öt kulcstényező mentén végső soron meghatározza a cége projektmenedzsmentjének érettségét.

Szerző: Zsoldos Tamás, a Vallalatepites.hu stratégiai partnere